Tijd Besparen op je E-mail: 5 Tips

Tijd Besparen op je E-mail: 5 Tips

Tijdens een gemiddelde werkdag besteden we vaak meerdere uren aan het bijhouden van onze e-mails. Natuurlijk is het belangrijk om je e-mails goed bij te houden, maar door verschillende gedragsaanpassingen kun je ontzettend veel tijd besparen op het checken van je e-mails. In dit artikel geven we 5 eenvoudige tips om tijd te besparen op je e-mail!

Tip 1. Controleer minder vaak je e-mail

Een eenvoudige manier om tijd te besparen op je e-mail is simpelweg het minder vaak controleren van je inbox op nieuwe mails. Zeker tijdens een werkdag is het heel verleidelijk om meerdere keren per uur je mailbox te bekijken, maar vaak raak je hierdoor juist afgeleid van je belangrijke werkzaamheden. Als je je werkzaamheden onderbreekt om je e-mails te controleren, dan duurt het daarna weer een hele tijd voordat je geconcentreerd je werkzaamheden kunt hervatten. Spreek daarom met jezelf af dat je maximaal één keer per uur je mailbox controleert. Zet daarnaast bij voorkeur ook eventuele pushmeldingen op je smartphone of computer uit, zodat je tussendoor ook niet ziet dat er nieuwe mails binnenkomen. Hierdoor kom je niet in de verleiding om toch de mails alvast te gaan lezen.

Tip 2. Stuur minder vaak een e-mail

Een andere tip die misschien voor de hand ligt maar in de praktijk veel tijd bespaart is simpelweg minder vaak een e-mail sturen. In de huidige maatschappij sturen we maar wat graag een e-mail, terwijl je met een kort belletje direct antwoord krijgt. Zo hoef je geen moeite te doen om een nette mail op te stellen en tevens geen tijd te besteden aan het lezen en eventueel opvolgen van het antwoord. Loop daarom eens wat vaker naar een collega toe met je vraag, of pak de telefoon en bel diegene.

Tip 3. Stuur kortere e-mails

Als je alle mails die je krijgt van een uitgebreid antwoord moet voorzien, dan heb je hier waarschijnlijk een dagtaak aan. Als je merkt dat je regelmatig veel tijd kwijt bent met je e-mail, dan kun je eens overwegen om wat kortere mails te sturen. Niet alleen ben je hierdoor minder tijd kwijt met het opstellen van de e-mail, je bericht is waarschijnlijk ook een stuk duidelijker voor de ontvanger. Zorg er echter wel voor dat de korte e-mails nog steeds de lading dekken, want anders ben je later veel extra tijd kwijt aan het versturen van mails om je eerdere antwoorden te verduidelijken. Stuur je vaak exact dezelfde e-mails? Maak dan een document met standaard uitgewerkte reacties. Het is dan alleen nog een kwestie van kopiëren en plakken, waardoor je veel minder tijd kwijt bent met het beantwoorden van de e-mail.

Tip 4. Schrijf jezelf uit van nieuwsbrieven en reclame

De kans is groot dat je dagelijks veel nieuwsbrieven en reclame ontvangt. Door de schreeuwerige e-mailtitels kun je gemakkelijk in de verleiding komen om de mail toch te openen en te gaan lezen. Hierdoor ben je onnodig veel tijd kwijt aan je e-mail. Door jezelf uit te schrijven van al die nieuwsbrieven en reclamemails, zorg je er eenvoudig voor dat je minder tijd kwijt bent aan het lezen van je e-mails. Geef daarnaast bij het registreren van een nieuw account ook geen toestemming om je op een mailinglijst te zetten.

Tip 5. Stop met mappen en gebruik de zoekfunctie

Ben jij ook dagelijks veel tijd kwijt aan het archiveren van al je e-mails in mappen? Stop er dan simpelweg mee! Naarmate je steeds meer mappen hebt, ben je ook steeds langer bezig met het vinden van de juiste map voor een e-mail. Als je op een gegeven moment een e-mail terug wilt zoeken, dan moet je eerst door alle mappen spitten om te achterhalen waar je hem ook alweer had gearchiveerd. In de praktijk kun je vaak veel sneller de zoekfunctie gebruiken voor het terugvinden van e-mails, waardoor het archiveren in mappen een zinloze tijdsbesteding is.

Geen reactie's

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.