Tijd besparen door effectief online te vergaderen met Zoom en Teams

Effectief online vergaderen met Zoom en Teams: de voor- en nadelen

We werken allemaal steeds vaker thuis. Om ervoor te zorgen dat toch iedereen de geplande vergaderingen kan bijwonen, worden vergaderingen steeds vaker online georganiseerd. Bedrijven maken massaal gebruik van tools als Zoom en Teams om traditionele vergaderingen te vervangen. Maar hoe effectief is online vergaderen met Zoom en Teams eigenlijk? In dit artikel behandelen we de voor- en nadelen van het online vergaderen met tools als Zoom en Teams!

Voordelen van online vergaderen met Zoom en Teams

Online vergaderen met tools als Zoom en Teams biedt natuurlijk een groot aantal voordelen. We hebben de belangrijkste voordelen op een rijtje gezet:

Voordeel 1. Iedereen kan altijd vergaderingen bijwonen

Of iemand nu thuiswerkt of op kantoor aanwezig is, door online vergaderingen met Zoom en Teams te organiseren kan iedereen altijd de geplande vergaderingen bijwonen. Niemand kan dus meer met het excuus komen bepaalde vergaderingen niet bij te kunnen wonen doordat ze niet op kantoor aanwezig zijn.

Voordeel 2. Reistijd kan worden beperkt door online vergaderen

Door online te vergaderen kan reistijd flink worden beperkt. Niemand hoeft meer speciaal naar kantoor te komen voor die ene belangrijke vergadering, maar kan eenvoudig vanuit huis inbellen. Niet alleen bespaart dit iedereen tijd, het bespaart ook nog eens veel reiskosten.

Voordeel 3. Documenten en schermen kunnen eenvoudig worden gedeeld

Tools als Zoom en Teams bieden de mogelijkheid om eenvoudig documenten en schermen met elkaar te delen. Daar waar je in een fysieke vergaderruimte moet beschikken over een beamer om zaken te kunnen delen, kan iedereen het via Zoom en Teams gemakkelijk op hun eigen scherm openen.

Voordeel 4. Online vergaderen is eenvoudig te implementeren

Hoewel het vroeger moeilijk en lastig was om online vergaderen in een bedrijf te introduceren, zijn de kosten tegenwoordig erg laag. Nadat de benodigde software is aangeschaft, bijvoorbeeld Zoom of Teams, kan er direct gebruik van worden gemaakt. Je hebt dus geen speciale apparatuur meer nodig om online vergaderingen te kunnen introduceren. Daarnaast zijn de online vergadertools tegenwoordig ook een stuk beter beveiligd, waardoor er met een gerust hart vertrouwelijke vergaderingen op kunnen worden georganiseerd.

Voordeel 5. Zoom en Teams werken op meerdere devices

Zoom en Teams bieden de mogelijkheid om met verschillende devices in te bellen. Zo kun je deze tools bijvoorbeeld gebruiken op je werklaptop of werktablet, maar je kunt ook vanaf je telefoon inbellen. Op deze manier kun je in principe ook vanuit het openbaar vervoer of vanuit de auto aan een vergadering deelnemen.

Voordeel 6. Online vergaderingen hebben een vaste start- en eindtijd

Een ander voordeel van het organiseren van online vergaderingen is dat er een vaste start- en eindtijd is. Hierdoor gebeurt het dus minder snel dat vergaderingen uitlopen of veel te laat starten. Natuurlijk is dan wel belangrijk om jezelf ook echt aan de gestelde start- en eindtijd te houden.

Nadelen van online vergaderen met Zoom en Teams

Naast de voordelen, zitten er natuurlijk ook een aantal nadelen aan het online vergaderen met tools als Zoom en Teams. We hebben ook de belangrijkste nadelen op een rijtje gezet:

Nadeel 1. Online vergaderen kan onoverzichtelijk worden met veel deelnemers

Als een online vergadering veel deelnemers heeft, dan kan het onoverzichtelijk worden. Het is dan minder duidelijk wie er aan het spreken is. Daarnaast moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt als er in een dusdanig grote groep wordt vergaderd, zodat ongemakken als achtergrondgeluid en het door elkaar heen spreken zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen. Een goede afspraak is bijvoorbeeld om de microfoon te muten op het moment dat je niet spreekt.

Nadeel 2. Online vergaderen vraagt om een stabiele internetverbinding

Om gebruik te kunnen maken van tools als Zoom en Teams moet je de beschikking hebben over een stabiele internetverbinding. Op het moment dat de internetverbinding niet snel genoeg is, dan zal de connectie met de server van Zoom en Teams regelmatig worden onderbroken. Vooral als deelnemers gebruik willen maken van de webcamfunctie, vraag dit om vrij veel bandbreedte. Dit is dus wel iets waar je rekening mee moet houden bij het organiseren van een online vergadering.

Nadeel 3. Altijd dezelfde mensen zijn aan het woord

Bij online vergaderingen komt het vaak voor dat altijd dezelfde mensen aan het woord zijn. Een mogelijk risico hiervan is dat deelnemers aan de vergadering niets durven te zeggen. Daarnaast biedt online vergaderen mensen de mogelijkheid om ondertussen andere zaken te gaan doen, zoals het bijwerken van de mail, in plaats van actief deel te nemen aan de online vergadering.

Nadeel 4. Niet iedereen vindt online vergaderen prettig

Een ander nadeel van online vergaderen is dat niet iedereen het even prettig vindt. Vooral de oudere generatie is niet gewend om via het internet te vergaderen, waardoor er weerstand vanuit werknemers kan ontstaan. Bij de meeste jonge, innovatieve bedrijven is online vergaderen al lange tijd de standaard. Daar zal dus veel minder weerstand zijn bij het introduceren van tools als Zoom en Teams.

Nadeel 5. Geen non-verbale signalen tijdens online vergaderen

Tijdens fysieke communicatie maken we vaak gebruik van non-verbale signalen om zaken te verduidelijken. Tijdens een online vergadering waarbij er geen gebruik wordt gemaakt van een webcam mis je deze non-verbale signalen. Zelfs als er wel een webcam wordt gebruikt, kan het knap lastig zijn om de non-verbale signalen op eenzelfde wijze over te brengen als tijdens een fysieke meeting. Tijdens online vergaderingen komt het daarom regelmatig voor dat mensen elkaar niet goed begrijpen, simpelweg omdat ze elkaar niet kunnen zien. Het is daarom vaak noodzakelijk om alsnog soms fysiek te vergaderen.

Wat is jouw tip om effectief online te vergaderen? Plaats hieronder een reactie!

Geen reactie's

Geef een reactie