Tijd Besparen als Zzp’er: 6 Tips

Ben je als hardwerkende ondernemer benieuwd hoe je jouw werkweek voortaan efficiënter in kunt delen, zodat je niet langer tot in de late uurtjes een lijst met vervelende klusjes aan het afvinken bent? In dit artikel geef ik je 6 handige tips!

Als ondernemer wil je natuurlijk graag zoveel mogelijk tijd besteden aan het ondernemen. Toch heb je waarschijnlijk regelmatig te maken met tijdrovende verplichtingen die bij het ondernemerschap komen kijkt, waardoor er steeds minder tijd overblijft om echt met je onderneming bezig te zijn. Het gevolg is meestal dat de vervelende taakjes uiteindelijk in privétijd worden gedaan, waardoor er een ongezonde balans tussen werk en privé ontstaat. Daar gaan we met onderstaande tips verandering in brengen!

Tip 1: Plan een vaste middag in voor de boekhouding

Het bijhouden van de zakelijke administratie wordt doorgaans als een vervelende klus ervaren door zzp’ers. Toch behoort het tot één van de terugkerende taken die bij het ondernemerschap horen. Een deel ondernemers stelt het administratiewerk het liefst zo lang mogelijk uit, met als gevolg dat er uiteindelijk privétijd voor moet worden opgeofferd. Een ander deel van de zzp’ers kiest ervoor om elke dag een kwartiertje of een halfuur te besteden aan het bijhouden van de administratie. Hoewel dit misschien efficiënt lijkt, is dit in de praktijk vaak niet het geval.

Om efficiënt te kunnen werken aan je boekhouding is het namelijk belangrijk om op een rustige locatie te kunnen werken en alle benodigde hulpmiddelen zoals een laptop, telefoon en papierwerk bij de hand te hebben. Voordat je alle spullen bij elkaar hebt gezocht en een rustige werkplek hebt gevonden, ben je waarschijnlijk alweer minimaal 10 minuten verder. Door elke week een vaste (na)middag in te plannen voor administratieve werkzaamheden, kun je jezelf op de overige dagen volledig richten op je onderneming. Daarnaast zorg je er op deze manier voor dat facturen en offertes op een consistente manier worden uitgeschreven en dat je leveranciers precies weten op welke dag ze een betaling van je kunnen verwachten.

Tip 2: Maak gebruik van de uren- en kilometerregistratie in online boekhoudpakketten

Steeds meer zzp’ers zien het voordeel van een online boekhoudpakket in. De meeste online boekhoudpakketten bieden naast de mogelijkheid om binnen enkele minuten een verkoopfactuur aan te maken ook de mogelijkheid om een uren- en kilometerregistratie bij te houden. Als zzp’er is het van belang om een nauwkeurige urenregistratie bij te houden, om aan te kunnen tonen dat je voldoet aan de voorwaarden voor de zelfstandigenaftrek. Daarnaast moet je een kilometerregistratie bijhouden om tijdens een belastingcontrole te kunnen tonen welke zakelijke ritten je hebt gemaakt. Door gebruik te maken van de opties voor uren- en kilometerregistratie binnen een online boekhoudpakket, hoef je niet langer dan een paar minuten per dag te spenderen aan deze administratieve verplichtingen.

Tip 3: Besteed de BTW-aangifte en aangifte inkomstenbelasting uit

Zzp’ers zijn doorgaans het liefst met hun onderneming bezig. Het doen van BTW-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting wordt daarom nog wel eens uitgesteld of vergeten, wat weer onnodige boetes kan opleveren. De kosten voor het uitbesteden van een eenvoudige administratie aan een boekhouder liggen doorgaans dusdanig laag, dat het vaak de moeite niet loont om hier zelf mee aan de slag te gaan. Daarnaast blijkt in de praktijk dat een boekhouder, door zijn of haar kennis van de fiscale regels en voordelen voor zzp’ers, vaak meer oplevert dan hij of zij kost.

Tip 4: Maak gebruik van een tankpas en/of NS-Business Card

Ben je ook elke maand veel tijd kwijt met het zoeken naar je tankbonnetjes of gebruikte treinkaartjes? Dan wordt het tijd om een tankpas en/of NS-Business Card aan te vragen. Met een tankpas krijg je aan het eind van elke maand een duidelijke factuur met de daarop de gemaakte brandstofkosten. Je hoeft hierdoor niet langer om een bonnetje te vragen bij een tankstation, waardoor je dus ook een maandelijkse speurtocht kunt voorkomen. Reis je voornamelijk met het openbaar vervoer? Dan is het handig om een gratis NS-Business Card aan te vragen. Een NS-Business Card heeft in principe een soortgelijke werking als een tankpas. Aan het eind van de maand ontvang je van NS Zakelijk een overzichtelijke factuur met de gemaakte reizen en de bijbehorende kosten. Met een NS-Business Card hoef je dus nooit meer eerder naar het station om een treinkaartje te kopen.

Tip 5: Maak gebruik van een overzichtelijk CRM-systeem

Heb je regelmatig klantcontact en ben je elke keer veel tijd kwijt met het voorbereiden van de gesprekken met je klanten? Een overzichtelijk CRM-systeem kan je veel tijd besparen. CRM staat voor ‘customer relationship management’. In een CRM-systeem kun je alle gegevens van je klant bijhouden. Naast de contactgegevens kun je bijvoorbeeld ook notities over speciale (prijs)afspraken, verstuurde facturen en offertes en het e-mailverkeer aan een klantprofiel toevoegen. De meeste CRM-systemen bieden naast een online omgeving ook een mobiele applicatie aan, waardoor je overal toegang hebt tot je klantinformatie. Uren spenderen aan het voorbereiden van een klantgesprek behoort met een goed CRM-systeem dus definitief tot het verleden.

Tip 6: Houd werk en privé zoveel mogelijk gescheiden

Vooral voor zzp’ers die regelmatig een dagje thuiswerken is het soms nog wel eens lastig om werk en privé goed gescheiden te houden. Natuurlijk is het niet altijd haalbaar om elke thuiswerkdag volledig aan je werk te besteden, maar het is wel van belang om duidelijke afspraken met jezelf en gezinsleden te maken. Zo kan het naar de crèche brengen van je zoontje of dochtertje een welkome onderbreking zijn van de dagelijkse werkzaamheden, maar moeten dergelijke privézaken niet de beschikbare werktijd volledig gaan opslokken. Een goed voornemen kan bijvoorbeeld zijn om per thuiswerkdag tijdens kantooruren maximaal één uur te besteden aan privéactiviteiten.

Wat is jouw tip om tijd te besparen als zzp’er? Plaats hieronder een reactie!

Geen reactie's

Geef een reactie